Seiten, Inhalte oder Newskanäle sie zukünftig benachrichtigt werden möchten. Administrator:innen können festlegen, ob eine Seite eigenständig abonniert werden kann und welche Newskanäle für bestimmte Nutzer:innen oder Nutzendengruppen per Default abonniert oder sogar verpflichtend sein sollen.

Das Active Directory (AD) eines Unternehmens ist vergleichbar mit einem Telefonbuch im Firmen-Intranet, da es Detailinformationen aller Mitarbeiter:innen (z. B. Name, E-Mail-Adresse) in einer zentralen Datenbank speichert. Mithilfe des Active Directory ist eine zentrale Verwaltung der Mitarbeiterdaten möglich. Zugriffsrechte, Gruppenzugehörigkeiten uvm. können kontrolliert werden. PIIPE Workplace nutzt die Informationen aus dem Active Directory per ADFS-Anbindung, um beispielsweise Benutzer:innen zu authentifizieren, Zugriffe zu verwalten oder Profildaten zu übernehmen.

Systemadministrator:innen können im Bereich "Verwaltung" Inhalte, Medien, Benachrichtigungen, Benutzer:innen, Analysen, Kategorien aber auch weitere Einstellungen managen.

Web Analytics ist die Sammlung von Daten und deren Auswertung bzgl. des Verhaltens von Nutzer:innen auf dem System. Ein Analytic-Tool, auch Trackingtool genannt, untersucht typischerweise, woher die Besucher:innen kommen, welche Bereiche des Systems aufgesucht werden und wie oft und wie lange welche Unterseiten und Kategorien angesehen werden. Ziel ist vor allem die Optimierung des Systems, sowie der darin befindlichen Inhalte und Informationen.

PIIPE enthält zahlreiche Statistiken, mit denen das Nutzungsverhalten auf der Plattform nachvollziehbar gemacht werden kann, zum Beispiel:

- Wie viele Nutzer:innen greifen auf die Plattform zu?

- Wann greifen die Nutzer:innen zu?

- Woher kommen die Nutzer:innen?

- Welche Endgeräte werden für den Zugriff benutzt?

- Wie hoch ist die Verweildauer?

- Was sind die Beliebtesten Seiten?

- Welche Boxen werden am häufigsten genutzt?

- Welche Seiten werden am meisten kommentiert oder markiert?

- Welche Seiten werden am häufigsten abonniert?

Alle Vorgaben der geltenden Datenschutzrichtlinien werden berücksichtigt. Die Analyse findet sich in der Verwaltung unter "Analyse".

Viele Unternehmen benutzen digitale Technologien und Medien, über die Nutzer:innen miteinander kommunizieren und Inhalte austauschen können (z. B. Facebook oder Twitter). PIIPE Workplace kann diese Feeds einspielen. Dies bedeutet, dass die Inhalte der synchronisierten Social Media Plattformen direkt aus der PIIPE-Anwendung heraus abgerufen werden können, ohne die Plattform selbst zu besuchen. Durch die Möglichkeit der Anbindung von MS Teams können Mitarbeiter:innen beispielsweise direkt auf die interne Unternehmenskommunikation und auf ihre relevanten Gruppen zugreifen.

Ein Dashboard ist eine grafische Benutzeroberfläche, also eine Anordnung verschiedener grafischer Elemente, die der Visualisierung von Daten oder der Verwaltung von Systemen dienen. Das Editor Dashboard von PIIPE Workplace bietet Autor:innen alles Wichtige zu ihren eigenen Inhalten auf einen Blick: veröffentlichte und in Bearbeitung befindliche Inhalte, Kommentare zu Artikeln, Aufrufe und Besucherzahl, etc. Das Dashboard ist über die "Verwaltung" im Backend aufrufbar.

Backend bedeutet wörtlich übersetzt etwa "Unterbau" oder auch "hinteres Ende". Das Backend bezeichnet den funktionalen Teil eines digitalen Systems. Es stellt dabei den administrativen Part dar. Hier werden durch Systemadministrator:innen wichtige Einstellungen vorgenommen, Inhalte und Medien verwaltet, Schnittstellen zu Drittprogrammen genutzt oder auch Datenbanken hinterlegt und gepflegt (siehe auch "Administration und Verwaltung").

Sogenannte Push Nachrichten sind spezielle Meldungen, die beispielsweise direkt auf dem Handy angezeigt werden. Die entsprechende Anwendung muss also nicht erst geöffnet werden, sondern Nutzer:innen haben mit einem Blick Zugriff darauf. Die Benachrichtigungen enthalten zum Beispiel Informationen darüber, dass neue Terminankündigungen oder Corporate News verfügbar sind. In den Benachrichtigungseinstellungen im Benutzerprofil können Anwender:innen selbst festlegen, über welche Inhalte oder über welche News-Kanäle sie benachrichtigt werden wollen. Sie können zwischen Online-Notifications und/oder Benachrichtigung über E-Mail auswählen. Die Einstellungen können jederzeit geändert werden.

PIIPE Workplace bietet die Möglichkeit, ein individuelles Benutzerprofil zu erstellen. Daten können aus dem Active Directory übernommen und/oder durch die Nutzerin oder den Nutzer gepflegt werden. Benutzerprofile sind über das Mitarbeiterverzeichnis einsehbar.

Für Administrator:innen gibt es in PIIPE eine zentrale Nutzerverwaltung im Backend. Hier können die vorhandenen Nutzer:innen eingesehen, bearbeitet und ihnen auch Redaktionsrechte zugewiesen werden. Zudem können manuell neue Nutzer:innen angelegt werden. In der Regel werden Nutzeraccounts automatisiert über eine ADFS-Anbindung oder einen regelmäßigen Nutzerimport angelegt. Die Nutzerverwaltung beinhaltet ebenfalls den Bereich der Gruppenadministration. Hier können, sofern die entsprechenden Zugriffsrechte gegeben sind, Nutzergruppen bzw. Communities editiert werden.

Mit dem Begriff Bildcrop wird ein Bildausschnitt bezeichnet. Bilder werden an zahlreichen Stellen in PIIPE verwendet, beispielsweise im Slider auf der Startseite, als Titelbilder von Seiten oder Magazinartikeln oder als Teaserbilder in Inhalts- und Kontextboxen. Da die Formate von Slider-, Titel-, Teaserbildern, Bildern in Bildergalerien und Co. unterschiedlich sind, ist es notwendig, aktiv Bildausschnitte in hochgeladenen Bildern festzulegen.

Ein (Web)Blog ist ein einsehbares Tagebuch oder Journal, in dem mindestens eine Person, die Bloggerin oder der Blogger, Aufzeichnungen führt, Sachverhalte protokolliert oder Gedanken niederschreibt. In einem Blog auf PIIPE Workplace können sich ausgewählte Mitarbeiter:innen mitteilen und ihr Wissen als Expert:in einbringen. Ein Blog ermöglicht es, Fachstimmen zu Wort kommen zu lassen – beispielsweise in einem Abteilungs- oder Vorstandsblog.

Beim Anlegen von Inhalts- und Verteilerseiten kann zur Höhergewichtung in den Suchergebnissen die Booster-Funktion genutzt werden. In den Metadaten eines Beitrags kann entsprechend ein Gewichtungsfaktor ausgewählt werden.

Alle Inhalte und Anwendungen sind als Inhalts- oder Content-Boxen im Workplace Boxstore zu finden. Dieser ist ähnlich eines App-Stores zu verstehen. Mit Hilfe des Boxstores können Nutzer:innen ihre PIIPE-Anwendung personalisieren und ihrer Seite die favorisierten Inhalte als Boxen hinzufügen oder entfernen und flexibel anordnen. Redaktionell können Inhalte als verpflichtend markiert werden und sind somit obligatorisch für alle Nutzer:innen. Zum Boxstore gelangen Sie über die Hauptnavigation Unternehmen, Services und eigene Seite. Über den Button "Box hinzufügen" öffnet sich der Workplace Boxstore. Dort finden Sie alle verfügbaren und freigegeben Workplace Inhalte. Haben Sie eine Box gefunden, die Sie regelmäßig nutzen, klicken Sie diese an und fügen diese einer Übersichtsseite hinzu (Unternehmen, Services, eigene Seite). Über den Button "Box verwalten" können Sie die Anordnung der Boxen beliebig sortieren oder diese wieder von der Übersichtsseite entfernen.

Eine Breadcrumb (deutsch: Brotkrumen, Brotkrümel) ist eine sekundäre Navigation innerhalb einer Webseite. Sie bietet den Benutzer:innen in Form von internen Links die Möglichkeit, den Weg zurück zur Einstiegsseite zu finden oder andere Ebenen des Systems schnell zu erreichen.

Communities dienen dem internen Austausch, der Kommunikation sowie der Vernetzung untereinander. Jede einzelne Community lädt zum Austausch über spezifische Themen ein. Sie bieten die Möglichkeit zum Austausch mit weiteren Mitgliedern der Community über einen Social Stream sowie einem eigenen Inhaltsbereich, in dem von Mitgliedern der Community exklusive Community-bezogene Inhalte erstellt werden können.

Die Corporate News ist eine bestimmte Inhaltsform in PIIPE Workplace. Sie erscheint in der Regel im Slider (s.u.) auf der Startseite und dienen dazu, offizielle Mitteilung verschiedener Abteilungen zu kommunizieren.